القاعدة الذهبية
للحفل العادي في السعودية: أرسل الدعوة قبل ٤–٦ أسابيع. هالمدة تعطي ضيوفك وقت كافي يخططون فيه، بدون ما تكون بعيدة جداً وينسون الموعد.
الجدول الزمني المفصّل
"Save the Date" غير الرسمية
بس للمقربين والمسافرين. رسالة قصيرة وبسيطة: "خل بالك من تاريخ ٢٢ يونيو، تفاصيل الحفل توصلك بعدين". هذي تساعد المسافرين يحجزون رحلاتهم بدري.
إعلان رسمي للأقربين
اتصال شخصي أو زيارة قصيرة لكبار العائلة، الأجداد والأعمام الكبار. تخبرهم بالتاريخ والمكان رسمياً قبل لا تعلن للجميع.
الإرسال الرئيسي للدعوات
وهذا هو الموعد الذهبي للإرسال الجماعي عبر واتساب. كل المدعوين يستلمون دعوتهم باسمهم، مع كل التفاصيل، وزرين، تأكيد واعتذار.
متابعة الردود
راجع الداشبورد عندك. اللي ما ردّ لين الحين، يستاهل رسالة شخصية قصيرة، مو جماعية: "ودنا حضورك، تقدر تأكد لنا لو سمحت؟"
التذكير الأول التلقائي
بس للمؤكدين: تذكير قصير بتاريخ الحفل والوقت والموقع، مع رابط Google Maps يسهّل عليهم.
التذكير الأخير
"حفلنا اليوم بإذن الله، الساعة ٩ مساءً، قاعة الماسة، بانتظار تشريفكم". رسالة بسيطة ما تتعدى سطرين.
متى لا ترسل؟
قبل ٦ أسابيع، للحفل العادي
الإرسال قبل أكثر من ٦ أسابيع للجمهور العام يخلي الناس تنسى. الاستثناء الوحيد، حفل في موسم سفر زي إجازة الصيف أو رمضان، هنا أرسل قبل ٨ أسابيع عشان تعطيهم وقت يحجزون.
قبل أسبوع، متأخر جداً
إرسال الدعوة بأقل من أسبوعين يتحول لـ "إخبار" مو "دعوة"، وهذا يقلل احترام الضيف لك. بس في حالات مضطرة، زي تغيير تاريخ مفاجئ أو حفل مرتجل، هنا الناس تتفهم.
التوقيت اليومي للإرسال
وأحسن ساعات لإرسال الدعوات في السعودية:
- 🌅 ١٠ ص – ١٢ ظ: الناس صاحية، وقبل الزحمة
- ☕ ٣ – ٥ م: بعد الدوام، وقت استراحة العصر
- 🌙 ٧ – ٩ م: بعد المغرب، أعلى نشاط على واتساب
وتجنّب: وقت الفجر (٤–٧ ص)، وقت الصلوات، يوم الجمعة قبل الصلاة، ورمضان قبل الإفطار.
وش عن المواسم الخاصة؟
رمضان
الحفلات اللي في شعبان (قبل رمضان) أو شوال (بعده) تحتاج إرسال قبل ٨ أسابيع عشان تتجنب أي لخبطة. وأرسل بدري لمن ينوي يعتمر أو يسافر.
إجازة الصيف (يونيو–أغسطس)
كثير من الناس بهالفترة مسافرين. أرسل قبل ٨–١٠ أسابيع عشان تعطيهم فرصة يخططون لرجعتهم.
اليوم الوطني والعطلات الرسمية
حاول تتجنب إقامة الحفل في أيام العطل الكبرى، لأن كثير من الناس يكونون مسافرين أو عندهم تجمعات ثانية.
التذكيرات: علم وفنّ
اقرأ دليل التذكيرات المؤدّبة عشان تعرف التفاصيل كاملة. والقاعدة بسيطة: تذكيرين بس، الأول قبل ٣ أيام، والثاني صباح الحفل.
أرسل في الوقت الصحيح، تلقائياً
"عزيمتي" ترسل دعواتك في الوقت اللي تختاره، وتجدول التذكيرات تلقائياً قبل الحفل بدون ما تشيل هم.
جرّب مجاناً الحين